2017-11

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マニュアル:在庫関連:計上処理、発注残を消す方法

発注残を消す方法について。

自主回収(箱単位での引き取り)や急配の口座違いや急配の納品が早い場合(スズケンなど)、名称変更、包装単位の相違(大きい包装で発注したが、欠品により別の包装になった場合)では計上伝票が発生するので、在庫担当が発注残を消すという処理をする必要がある。

計上伝票とはオンライン発注の照合からもれた(事務さんが)処理出来なかった伝票のようだ。

簡単に言うと、発注データが無いのに納品データが来ている、どうしたらいいの?という伝票である。

※辞書上では計上とは帳簿に記入することで決算書に反映すること、つまりかかった費用を全体の計算に組み入れることとのこと。


◆計上伝票処理・発注残を消す方法

まずは発注残の一覧表を出力し、この表を元に消していくと漏れが無い。

・発注残一覧表印刷
NWS
3:発注業務

10



処理画面にて処理日付:2(日付指定)にて日付を入力
1(残高有り)を選択

日付の絞り込みがポイントで、納品伝票の検収日のだいたい前日がデータ処理日付なのでその日までにする。
例えば、納品伝票の検収印が5/8の場合は前月の4/1から5/7までを絞り込みの範囲とすると良い。


印刷画面を確認し、データが大量過ぎない事を確認して全項印刷実施する


・発注残を消していく作業。
NWS
3:発注業務

3:発注伝票入力

F7にて発注完了
伝票番号入力(業者の伝票番号ではなく、NWSで管理してる伝票番号)を入力する

伝票と発注残一覧で、商品名、納品数を確認し納品があるようなら削除する

たまに、計上に上がっていないのに発注残が残る場合がある。
この場合はメーカー変更の可能性が高いので、在庫がずれてないかチェックする必要がある。
チェックは棚番別商品登録からみると一番わかりやすい。

棚番別商品登録の商品コード欄から改めて商品検索すると、当該医薬品の一覧と在庫を同時に確認することが出来る。
この画面にて在庫がずれていなければ(在庫がマイナスになっていたり、同じ医薬品なのに在庫が複数にまたがっていなければ)OK。

まれに、急配入力が間に合わず納品が先に来て伝票処理をされてしまった場合も発注残がのこることがある。
あまり深く考えずに消しても良いらしい。

発注残の消去は1回/週くらいで行うのが望ましい。
この処理をするのはあくまで事務さんが処理済み(なのに残っている伝票)の伝票に限る。
これはNWS未ファイルの検収日を見ればOK。5/9の検収印なら5/8を日付指定に入れると当然未処理のため発注残データが膨大な量になるので×。

また、東和、エニフの入力は計上処理で消すので残しておくこと。

<追記>
OTCの計上伝票(東邦の伝票)は処理しなくていいとのこと。
というか、何でもかんでも計上ファイルに入れないで欲しいし、最初から処理不要なら言ってくれないと…。
以上。

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紆余曲折を経て、2012年薬剤師になりました新米薬剤師のブログです。
あくまでも自分のためのブログなので、かなり緩めで適当です。
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